Je umfangreicher ein Vertragswerk ist und je mehr Variablen es beinhaltet, desto schwieriger und zeitaufwendiger ist es, Verträge zu verwalten.
Häufig muss man bei einem Projekt eine Vielzahl von Verträgen anlegen und im Auge behalten.
Die einzelnen Verträge werden nicht selten mit unterschiedlichen Vertragspartnern abgeschlossen.
Es geht viel kostbare Zeit für den administrativen Teil verloren und die Gefahr von Fehlern ist groß. Mit einer ERP-Software mit Vertragsmanagement bekommt man beide Probleme in den Griff.
Die einzelnen Vertragskomponenten werden übersichtlich in einer Maske aufgeschlüsselt.
Die Transparenz ist dadurch jederzeit gewährleistet
Statt sich bei der Suche nach einer Information durch den Vertrag zu blättern, kann man sie mit wenigen Klicks auf den Monitor holen. Änderungen können ohne großen Zeitaufwand vorgenommen werden. Man kann auch verschiedene Varianten anlegen, um eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchzuführen.
Mit dem Vorschaumodus die Einnahmen vergleichen und mit den verschiedenen Parametern das Risiko kalkulieren. Auch die laufende Vertragsabwicklung kann bei jedem einzelnen Schritt mitverfolgt werden.
Bereits beim Anlegen des Vertrages wird die Art berücksichtigt (Lizenz-, Betriebs-, Wartungsvertrag o.a.). Die Ausschreibungsziele werden exakt und detailliert definiert. Bei der Anbieterauswahl können eine Vielzahl von relevanten Faktoren gesammelt und unkompliziert miteinander verglichen werden. Vor dem Vertragsabschluss legt man Bedingungen fest, die unbedingt erfüllt sein müssen und überprüft die Einhaltung der Vorgaben.
Danach werden alle Daten nach erfolgter Lieferung, Teilzahlung, geleisteter Dienstleistungen usw. erfasst und aktualisiert.
Auf diese Weise wird die bestmögliche Flexibilität und Effizienz gewährleistet
Die Wahrscheinlichkeit, während eines komplexen Projektes die Übersicht zu verlieren und finanziellen Schaden zu erleiden, wird minimiert.
Somit macht sich eine ERP-Software mit Vertragsmanagement besonders für die Bereiche After Sales und Service, Wartung und Support rasch bezahlt.
